Zeitmanagement 3

(Fortsetzung aus Zeitmanagement 2)

Gemäß der Physiologischen Leistungskurve kommen wir sozusagen morgens erst allmählich in die Gänge und erreichen gegen 10 Uhr unser Tageshoch. Danach fällt unsere Leistungsfähigkeit kontinuierlich wieder ab. Gegen 15 Uhr haben wir unser Mittagstief erreicht (weshalb ein kurzer Mittagsschlaf durchaus seinen Sinn haben kann) und Schritt für Schritt steigt unsere Energie wieder an. Unseren Vormittagswert erreichen wir allerdings nicht mehr, gegen 20 Uhr ist die zweite Leistungsspitze erreicht und danach geht es wieder kontinuierlich bergab. 

Physiologische Leistungskurve

Die Idee ist jetzt, dass man Tätigkeiten, die entscheidend für das produktive Vorankommen Ihrer Projekte sind, vorzugsweise in Zeiten legt, die mit Ihren physiologischen Leistungsspitzen einher gehen. Das ist natürlich nicht immer machbar, da äußere Umstände unseren Zeitrahmen sehr stark vorgeben können. Aber bei Tätigkeiten, bei denen Sie über den notwendigen Handlungsspielraum verfügen, sollten Sie dieses Prinzip ausnahmslos anwenden.

Sie sollten die physiologische (Standard-) Leistungskurve des Menschen allerdings auch nicht für bare Münze halten. Menschen sind unterschiedlich gestrickt. Ich habe meine besten Ideen bspw. mit Vorzug spät abends und manchmal sogar erst nachts. Ich würde Ihnen also raten, sozusagen Ihre eigene physiologische Leistungskurve zu ergründen und sich ein Bild davon zu machen.

Nun sitzen Sie also abends am Schreibtisch und wollen Ihren ersten Tagesplan für morgen machen. Sie sammeln alle Tätigkeiten, die für den folgenden Tag vorgesehen sind. Teilen Sie diese Tätigkeiten nach A, B oder C ein. A sind die wichtigsten Aufgaben, um Ihre Ziele zu erreichen. B-Aufgaben sind weniger, also durchschnittlich wichtig. C-Aufgaben sind noch weniger wichtig, entpuppen sich aber oft als wahre Zeitfresser. Kopien anlegen, Behördenformulare ausfüllen, Routinearbeiten, Sie wissen schon. 

Für Ihren Tagesplan kalkulieren Sie ca. 3 Stunden für ein bis zwei A-Aufgaben. Mehr schaffen Sie in der Regel einfach nicht. Für B-Aufgaben sollten Sie ungefähr eine Stunde einplanen, nehmen Sie nicht mehr als 2 bis 3 aus dieser Kategorie. Für C-Aufgaben planen Sie eine dreiviertel Stunde, wenn möglich natürlich delegieren!

Da viele Dinge länger brauchen, als Sie ursprünglich geplant haben, kalkulieren Sie noch zusätzlich eine Pufferzeit von 50 % ein. Sonst kommt schnell Ihre gesamte Tagesplanung durcheinander. Ich möchte nämlich, dass Sie sich unbedingt an Ihren Tagesplan halten und sich durch nichts davon abbringen lassen! Dauert eine Aufgabe wesentlich länger als gedacht, was vorkommen kann, versuchen Sie den Abschluss auf den nächsten Tag zu legen, damit nicht Ihre gesamte Tagesplanung gegenstandslos wird.  

Darüber hinaus sollten Sie Zeiten für soziale Kontakte, für Ausgleich zu Ihrer Arbeit und für Dinge, die Ihnen Freude machen ebenfalls einplanen. Dafür brauchen Sie nicht immer feste Zeitvorgaben, widerstehen Sie aber der Versuchung, diese Dinge zu Gunsten Ihrer Arbeit einfach fallen zu lassen. Planen Sie darüber hinaus für jede Stunde eine kurze Pause ein. Eine Pause kann bereits sein, dass Sie nur für fünf Minuten aus dem Fenster gucken und den Kindern beim Spielen zusehen. 

Nach diesen Regeln sollten Sie arbeiten und Ihre persönliche Produktivität wird enorm steigen. Nun legen Sie Ihre Aufgaben auf den Tagesablauf um. Angenommen die oben gezeigte physiologische Leistungskurve stimmt mit Ihrer in etwa überein. Dann setzen Sie die A-Aufgaben auf den Vormittag, wenn Sie am leistungsfähigsten sind. Das Leistungstief am Nachmittag wird mit C-Aufgaben gefüllt. Später, ab 16.00 Uhr, sind dann die B-Aufgaben an der Reihe.  

Ich habe so ca. zwei bis drei Wochen benötigt, um mit etwas Übung diese Prinzipien für meinen Tagesablauf anzuwenden. Manches davon habe ich für mich wieder gestrichen, anderes habe ich zusätzlich ausprobiert. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich unbedingt an Ihre Tagesplanung halten und nicht gegen Nachmittag alles über den Haufen werfen. Die Versuchung ist manchmal sehr groß. Wenn natürlich bspw. ein plötzlicher Kundennotfall eintritt, bleibt Ihnen gar nichts anderes übrig als von Ihrer Planung abzuweichen. Versuchen Sie dann einfach am nächsten Tag wieder auf Linie zu kommen. 

Mir hat es geholfen, abends nicht nur meine Planung für den kommenden Tag zu machen, sondern meine gestrige Planung noch einmal kurz Revue passieren zu lassen. Konnte ich die eingeplanten Zeiten in etwa einhalten? Habe ich ungefähr das erreicht, was ich mir vorgenommen habe? Oder habe ich mir für einen Tag einfach zu viel aufgeladen, was gar nicht zu schaffen war? Ich habe bei dieser Gelegenheit sehr viel über mich selbst gelernt. Vor allem aber hatte ich deutlich mehr Zeit.

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