Zeitmanagement 2

Ich habe in meinem ersten Beitrag zum Thema Zeitmanagement bereits angekündigt, dass ich diesen Bereich noch weiter verfolgen will. Grund: der Zeitfaktor dürfte einer der wichtigsten Gründe für Kleinunternehmer sein, mit dem Bloggen nicht zu beginnen.  

Hektik ohne Zeitmanagement
Foto: Benjamin Thorn  / pixelio.de

Bloggen ist interessant, profitabel und nahezu kostenlos. Doch wie bringen Sie die erforderliche Zeit dafür auf, wenn Sie bereits 12 bis 16 Stunden täglich für Ihr Unternehmen arbeiten? Diese Frage kann ich Ihnen in aller Kürze nicht beantworten. Ich bin aber davon überzeugt, dass es mit der Zeit sogar sehr gut geht, auch wenn ich Ihre konkrete Situation natürlich nicht kenne. Ich will Ihnen immer wieder einige Hinweise zum effektiven Zeitmanagement geben, setzten Sie diese um, werden Sie auch für Ihr Blogprojekt ausreichend Ressourcen finden.

Nach meiner Erfahrung muss man diese Techniken ein wenig einüben und ihnen eine faire Chance geben. Auf Anhieb funktionieren sie in der Regel noch nicht optimal. Das Ergebnis ist jedoch nicht nur der reine Zeitgewinn. Sie werden ein befriedigendes Gefühl empfinden, wenn Sie das erste mal merken, dass Sie von nun an auch wesentlich produktiver arbeiten.

Ich selbst habe mich Mitte der 90er Jahre mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt, weil ich gemerkt hatte, dass ich mit meinem Studium zeitlich einfach nicht mehr hinkomme. Diese Techniken wende ich bis heute an und muss gestehen, dass ich mich mit neueren Erkenntnissen in diesem Bereich nicht auseinander gesetzt habe. Es bestand für mich keine Notwendigkeit, denn das, was ich erreichen wollte, hatte ich erreicht und damit war das Thema für mich zunächst abgeschlossen.

Ich habe Ihnen bereits gezeigt, wie Sie Zeit gewinnen, wenn Sie Ihre Tätigkeiten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen. Hierbei handelt es sich um eine Maßnahme auf taktischer Ebene, das soll heißen es betrifft Ihre Zeitplanung, die Sie eher für die nächsten Wochen durchführen (Beispiel: Projektplanung). Nun möchte ich auf die konkrete Tagesplanung (auf operativer Ebene) eingehen.

Zunächst noch ein kurzer Hinweis: ich habe mich damals mit einem Buch zum Thema auseinandergesetzt, auf das ich mich hier inhaltlich beziehe. Eine ordentliche Quellenangabe kann ich leider nicht liefern. Ich weis beim besten Willen nicht mehr, wie der Titel des Buches war oder wie der Autor hieß. Ersatzweise beziehe ich mich auf die Präsentation von Christiane Eichenberg (s.  http://www.christianeeichenberg.de/zeitmanagement22.10.05.ppt, Stand: 30.12.2010), weil ich hier sehr viele Inhalte wieder gefunden habe, die auch Themen des Buches waren.

Doch fangen wir an. Sie sollten sich jeden Abend einen konkreten Tagesplan für den Folgetag erstellen. Das dauert nicht mehr als 5 bis maximal 15 Minuten. Er soll Ihnen helfen, Ihre leistungsrelevanten Tätigkeiten auf die Zeiten zu legen, in denen Sie auch am leistungsfähigsten sind. Das muss ich näher erklären.

Zunächst ist hier das Pareto-Prinzip zu nennen. Es besagt, dass 20% der am produktivsten eingesetzten Zeit 80 % des Ergebnisses erbringen. Das klingt unglaublich und viele werden an dieser Stelle widersprechen. Ich hingegen bin von dieser Grundannahme überzeugt. Ein Beispiel:

Vor gar nicht all zu langer Zeit habe ich ein Ebook geschrieben. Dazu waren einige Arbeitsschritte notwendig. Angefangen von der Ideenfindung über die Materialsichtung (welche Literatur gibt es bereits zum Thema?), die Materialbeschaffung, das Schreiben eines ersten Konzepts bis zur abschließenden Ausformulierung und Konvertierung in ein geeignetes Format, usw. Am Ende war ich recht zufrieden mit dem Ergebnis und den Schlüssen, die ich in meinem Werk gefunden habe.

Wenn ich mich im Nachhinein frage, ob ich während des gesamten Erstellungsprozesses in etwa gleich produktiv war, muss ich das ganz klar verneinen. Im Gegenteil. Es gab einige sehr lichte Momente, die im Wesentlichen den Inhalt meines Ebooks geprägt haben. Das kommt schon ungefähr hin: die 20 % meiner Arbeitszeit, in denen ich sagen würde, dass ich am produktivsten war, haben am Ende zu 80 % mein Ebook ausgemacht. Vielleicht haben Sie schon einmal Ähnliches erlebt.  

Wenn das auch nicht auf alle Aufgaben übertragbar ist, sollten wir an dieser Stelle einfach nur festhalten, dass wir zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedlich stark leistungsfähig sind und dass wir uns diesen Umstand zu Nutze machen sollten. Anhand des Tagesablaufs bspw. geht man vielfach von der physiologischen Leistungskurve des Menschen aus. Auch hier ist die Grundannahme, dass wir zu unterschiedlichen Zeiten verschieden stark leistungsfähig sind. 

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