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Zeitmanagement 3

(Fortsetzung aus Zeitmanagement 2)

Gemäß der Physiologischen Leistungskurve kommen wir sozusagen morgens erst allmählich in die Gänge und erreichen gegen 10 Uhr unser Tageshoch. Danach fällt unsere Leistungsfähigkeit kontinuierlich wieder ab. Gegen 15 Uhr haben wir unser Mittagstief erreicht (weshalb ein kurzer Mittagsschlaf durchaus seinen Sinn haben kann) und Schritt für Schritt steigt unsere Energie wieder an. Unseren Vormittagswert erreichen wir allerdings nicht mehr, gegen 20 Uhr ist die zweite Leistungsspitze erreicht und danach geht es wieder kontinuierlich bergab. 

Physiologische Leistungskurve

Die Idee ist jetzt, dass man Tätigkeiten, die entscheidend für das produktive Vorankommen Ihrer Projekte sind, vorzugsweise in Zeiten legt, die mit Ihren physiologischen Leistungsspitzen einher gehen. Das ist natürlich nicht immer machbar, da äußere Umstände unseren Zeitrahmen sehr stark vorgeben können. Aber bei Tätigkeiten, bei denen Sie über den notwendigen Handlungsspielraum verfügen, sollten Sie dieses Prinzip ausnahmslos anwenden. Weiterlesen

Zeitmanagement 2

Ich habe in meinem ersten Beitrag zum Thema Zeitmanagement bereits angekündigt, dass ich diesen Bereich noch weiter verfolgen will. Grund: der Zeitfaktor dürfte einer der wichtigsten Gründe für Kleinunternehmer sein, mit dem Bloggen nicht zu beginnen.  

Hektik ohne Zeitmanagement
Foto: Benjamin Thorn  / pixelio.de

Bloggen ist interessant, profitabel und nahezu kostenlos. Doch wie bringen Sie die erforderliche Zeit dafür auf, wenn Sie bereits 12 bis 16 Stunden täglich für Ihr Unternehmen arbeiten? Diese Frage kann ich Ihnen in aller Kürze nicht beantworten. Ich bin aber davon überzeugt, dass es mit der Zeit sogar sehr gut geht, auch wenn ich Ihre konkrete Situation natürlich nicht kenne. Ich will Ihnen immer wieder einige Hinweise zum effektiven Zeitmanagement geben, setzten Sie diese um, werden Sie auch für Ihr Blogprojekt ausreichend Ressourcen finden. Weiterlesen

Zeitmanagement

Dass Sie als Selbständiger Zeit für Ihre Blogtätigkeit freischaufeln müssen habe ich bereits gezeigt. Viele von uns haben gut und gerne eine sechzig bis achtzig Stunden Woche, manche sogar mehr. Ist es wirklich notwendig, sich jetzt noch mal etwas aufzuladen und die Familie zu Hause weiter zu vernachlässigen? Zum Teil ja – wenn Sie den erhofften Erfolg möchten. Sie sollten drei bis sechs Stunden wöchentlich für Ihren Blog einplanen. Damit Ihre Freizeit nicht absolut zu kurz kommt, haben Sie nur die Möglichkeit durch entsprechendes Zeitmanagement Ihre Arbeitszeit effizienter zu gestalten. 

Ich selbst habe mich in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Zeitmanagement-Techniken beschäftigt und wende einige von ihnen bis heute erfolgreich an. Ich zeige Ihnen jetzt eine der Techniken, die alleine schon das Potential hat, Ihnen die erforderlichen drei bis sechs Stunden pro Woche zu schenken. Weitere werden noch folgen. Diese hier kann Ihnen helfen die erforderliche Zeit für Ihr Blogprojekt zu gewinnen ohne dass Sie böse Blicke von Ihrem Partner ernten. 

Ich beziehe mich auf diverse Quellen zum Thema, bspw. http://www.christianeeichenberg.de/zeitmanagement22.10.05.ppt (Stand: 11. Dez. 2010). Es ist nun für ein gutes Zeitmanagement notwendig, dass Sie Ihren Tagesablauf als Unternehmer genauer betrachten. Sie führen im Laufe des Tages unterschiedliche Tätigkeiten durch. Manche von diesen sind festgeschrieben, meinetwegen haben Sie immer montags von 8 bis 16 Uhr Präsenzdienst in Ihrem Verkaufsladen. Da dann ständig Kunden da sind, an die Sie Ihre Waren verkaufen, können Sie hier zunächst nicht viel ändern. Dann haben Sie aber auch Arbeiten, die zeitlich recht ungebunden sind, bspw. Telefonate, Geschäftstreffen, Buchhaltung, strategische Planung, usw. Vor allem hier müssen Sie ansetzen, was geändert werden kann, kann in der Regel auch optimiert werden.

Nun sollten Sie sich eine Liste zusammenstellen, wie Sie Ihren Arbeitstag in der Regel verbringen. Wenn Ihre Arbeitstage im Laufe der Woche recht unterschiedlich aussehen sind eventuell auch mehrere Tageslisten sinnvoll, z.B. sechs Tageslisten für jeden Wochentag eine. Das hört sich alles recht aufwändig an, aber glauben Sie mir, das machen Sie alles einmal und sie profitieren davon vielleicht über Jahre.

Die Liste kann dann bspw. so aussehen wie in der Grafik (die blanko Tabellen können Sie am Ende des Artikels downloaden und ausdrucken).

Tagesablauf

 

Nun gewichten Sie Ihre Tätigkeiten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Einige Tätigkeiten sind dringlich. Sie haben eine Deadline. Am 17.5.2011 müssen Sie einem potentiellen Kunden Ihre Vorschläge für ein Projekt präsentieren. Die damit verbundenen Tätigkeiten sind dringlich, lassen Sie den Termin verstreichen, haben Sie danach in der Regel keine Gelegenheit mehr, den Kunden für sich zu gewinnen. Das ganze muss aber nicht zwangsläufig wichtig sein. Denn vielleicht winkt hier sowieso nur ein Auftrag, der für Sie kaum rentabel ist oder der andere Nachteile hat. Möglicherweise haben Sie gerade ohnehin mit wesentlich attraktiveren Aufträgen zu tun. Das soll nur ein Beispiel sein.

Wichtig ist, dass Sie all Ihre Tätigkeiten aus der Tagesablauf-Tabelle in die Tabelle "Quadrant der Qualität" eintragen. Sind Tätigkeiten dringlich und wichtig zugleich, kommen sie in das Feld oben links. Sind sie nur wichtig, aber nicht dringlich, kommen sie nach unten links, usw.

Quadrant der Qualität
 
Ist Ihre Tabelle fertig, arbeiten sie Ihre Tätigkeiten nacheinander ab. Und zwar beginnen sie mit denen, die wichtig und dringlich zugleich sind. Danach kommen die Tätigkeiten, die ausschließlich wichtig oder dringlich sind. Mit welchen Sie hier beginnen, müssen Sie im Einzelfall entscheiden.   
 
Und die Tätigkeiten, die weder wichtig noch dringlich sind? Diese streichen Sie ersatzlos!!! Glauben Sie mir, ich war zunächst schockiert, als ich das zum ersten Mal gelesen habe. Aber es funktioniert. Und: Sie sparen eine Menge Zeit, sind aber trotzdem mindestens ebenso produktiv. Zeit, die Sie ab heute für Ihr neues Blogprojekt verwenden können …
 
Links zum Thema Zeitmanagement
 
Download der blanko Tabellen